Bu bildirim, DYNASYS (İstanbul, Türkiye) tarafından yayınlanan Microsoft Dynamics 365 Business Central uzantısı Dynasys CRM'in verileri nasıl işlediğini açıklar. Uzantı kendi Business Central ortamınızda çalışır. İsteğe bağlı iki özellik, kendinizin kurduğu Microsoft hizmetlerine bağlanır; bunlar aşağıda ayrıca açıklanmıştır.
1. Uzantının Business Central'da Okuduğu ve Yazdığı Veriler
- kişiler (kişiler ve şirketler), fırsatlar, satış döngüleri, yapılacaklar ve etkileşim kayıtları;
- satış temsilcileri ve onlara bağlı kullanıcılar;
- müşteriler, defter kayıtları, nakledilmiş faturalar, satış siparişleri ve teklifler;
- kendi verileri: etkinlikler ve katılımcılar, notlar, satış hedefleri, bildirimler, kullanıcı ayarları, kartvizit görüntüleri, e-posta takip kaydı ve yapay zekâ kullanım kaydı.
Bunlara kişilerinizin (adlar, unvanlar, telefon numaraları, e-posta ve posta adresleri, etkileşimler) ve kullanıcılarınızın kişisel verileri dahildir.
2. Saklama ve Aktarım
Bu verilerin tamamı Business Central veritabanınızda kalır. Uzantı, DYNASYS'e ait veya DYNASYS tarafından işletilen herhangi bir sunucuya veri göndermez ve orada veri saklamaz. Kullanıcı arayüzü uzantıyla birlikte paketlenmiştir; internetten hiçbir şey yüklenmez. 3. ve 4. maddelerdeki isteğe bağlı özellikler kullanılmadığında hiçbir veri Business Central'dan çıkmaz.
3. İsteğe Bağlı: Yapay Zekâ Asistanı (Azure OpenAI)
Yapay zekâ asistanı, bir yönetici açıp kuruluşunuza ait bir Azure OpenAI kaynağı girmedikçe kapalıdır.
- Ne gönderilir: bir kullanıcı bir yapay zekâ işlevini seçtiğinde, bunun için gereken metin Azure OpenAI kaynağınıza gönderilir — örneğin özet için bir kişinin, şirketin veya fırsatın bilgileri, etkileşimleri ve açık fırsatları; yorum için KPI rakamları; sohbet asistanı için konuşma; e-posta taslağı için bağlam; tarama için kartvizitin fotoğrafı.
- Nereye gider: yalnızca yapılandırdığınız Azure OpenAI uç noktasına, kuruluşunuzun Microsoft ile yaptığı sözleşme kapsamında. DYNASYS'in buna erişimi yoktur.
- Ne saklanır: Business Central'daki yapay zekâ çağrı kaydı kullanıcıyı, özelliği, tarihi, token sayılarını ve tahmini maliyeti kaydeder — istemleri veya yanıtları değil. API anahtarı Business Central'ın yalıtılmış depolamasında (isolated storage) saklanır.
4. İsteğe Bağlı: E-posta Takibi (Microsoft 365)
E-posta takibi, bir yönetici kuruluşunuza ait bir uygulama kaydı ve paylaşılan posta kutusuyla açmadıkça kapalıdır.
- CRM'den gönderilen e-postaların gizli kopyası (BCC) takip posta kutusuna gider.
- Business Central'daki zamanlanmış bir iş, Microsoft Graph üzerinden bu posta kutusundaki yeni iletilerin yalnızca göndereni, konusu, alınma zamanı ve ileti kimliğini okur. İleti gövdelerini veya eklerini okumaz.
- Bilinen kişilerden gelen iletiler etkileşim olarak (konu ve zaman) ve e-posta takip kaydında kaydedilir. Bilinmeyen gönderenler için hiçbir şey saklanmaz; yalnızca sayılır.
- İstemci gizli anahtarı ve erişim belirteci Business Central'ın yalıtılmış depolamasında saklanır. E-posta takip kaydı belirlediğiniz saklama süresinden sonra silinir.
5. E-posta Gönderimi
Kullanıcıların CRM'den gönderdiği e-postalar ve bir yöneticiye giden otomasyon e-postaları, Business Central'da kurduğunuz e-posta hesapları üzerinden kendi e-posta sağlayıcınız tarafından gönderilir. DYNASYS bunları almaz.
6. Lisanslama
Uzantı, onunla birlikte kurulan Dynasys Licensing üzerinden lisanslanır. Lisans anahtarı ve lisanslı kullanıcı listesi Business Central veritabanınızda saklanır ve orada kontrol edilir; internet üzerinden lisans kontrolü yapılmaz. Request a License (Lisans Talep Et), kendi e-posta programınızda şirket adınızı, Şirket Lisans Kimliğinizi (Company License ID) ve kullanılan ürünleri içeren bir e-posta açar. Bu e-posta yalnızca siz göndermeyi seçerseniz gönderilir.
7. Telemetri ve Analiz
Uzantı DYNASYS'e kullanım telemetrisi, analiz veya tanılama verisi toplamaz ya da göndermez.
8. Saklama Süresi ve Silme
Uzantının sakladığı veriler Business Central veritabanınızın bir parçasıdır ve kuruluşunuzun politikalarına göre saklanır. E-posta takip kaydı belirlediğiniz saklama süresinden sonra silinir. Kişileri, etkinlikleri, notları, kartvizit görüntülerini ve diğer kayıtları istediğiniz zaman Business Central'da silebilirsiniz; uzantının verileriyle birlikte kaldırılması kendi verilerini siler.
9. Rolünüz ve Haklarınız
Business Central ortamında ve isteğe bağlı Microsoft hizmetlerinde hangi verilerin işleneceğine kuruluşunuz karar verir ve yürürlükteki veri koruma mevzuatı (KVKK veya GDPR gibi) kapsamında — kişilerinizi bilgilendirmek ve onları saklamak ve onlara e-posta göndermek için hukuki dayanağa sahip olmak dahil — bunlardan sorumludur. Tüm veriler sizin ortamınızda ve hizmetlerinizde kaldığından, erişim, düzeltme, dışa aktarma ve silme üzerinde tam kontrole sahipsiniz.
10. Üçüncü Taraf Hizmetler
Kendinizin kurduğu isteğe bağlı Azure OpenAI ve Microsoft 365 / Microsoft Graph bağlantıları dışında uzantı üçüncü taraf hizmetlerle veya harici API'lerle entegre olmaz.
11. Değişiklikler ve İletişim
Bu bildirimi güncelleyebiliriz; güncel sürüm bu sayfada yayınlanır. Gizlilikle ilgili sorularınız için: info@dynasys.tech — DYNASYS, İstanbul, Türkiye.